سازمان و اعضاء

سازمان طرح در مرحلهٔ تأسیس متشکل است از:
◊ هیئت علمی راهبردی، شامل نمایندگان حامیان و متولیان اصلی، مدیر طرح، و چند کارشناس زبده ملی. نمایندهٔ هریک از دستگاههای حامی طرح را بالاترین مقام آن دستگاه، و کارشناسان زبده برای عضویت در هیئت را مدیر طرح معرفی می‌کند. حکم همه اعضا را رئیس فرهنگستان هنر صادر می‌کند. وظایف این هیئت تعیین راهبردها و سیاستها؛ نظارت بر اجرای آنها و تأمین هزینه‌های طرح است.
◊ مدیر طرح، که او را رئیس فرهنگستان هنر منصوب می‌کند یکی از اعضای هیئت علمی راهبردی است. وظیفهٔ او هدایت طرح و اجرای سیاستها و راهبردهای کلی طرح و مصوبات هیئت علمی راهبردی است.

واحدهای سازمانی
◊ کارگروه علمی، شامل مدیران واحدهای طرح و چند کارشناس زبده به تشخیص مدیر طرح است که ضمن مشاوره با مدیر طرح، هسته فکری طرح را تشکیل می‌دهد.

◊ واحد پژوهش که وظیفه‌اش تعیین ضابطه برای گردآوری و سامان‌دهی اطلاعات در کلیه حوزه‌های طرح؛ برنامه‌ریزی و اجرای طرحهای مربوط به گردآوری و تولید و سامان‌دهی اطلاعات مربوط به درون مرزهای ایران کنونی است. گردآوری مداخل و پیشینهٔ تحقیق دربارهٔ هر مدخل و موضوع و تدوین آن‌ها از عمده‌ترین وظایف این واحد است.

◊ واحد امور بین‌الملل که وظیفه‌اش گردآوری اطلاعات از آن بخش ایران‌زمین که در خارج از مرزهای ایران کنونی قرار دارد و سامان‌دهی آنها مطابق ضوابط است.

◊ واحد رایانه و فناوری اطلاعات که وظیفه‌اش تهیه نرم‌افزارها و ابزارهای اصلی برای ارائهٔ محتوای دانشنامه از طریق وبگاه، تعیین ضابطه‌های سامان‌دهی اطلاعات متناسب با نیازها و امکانات و مقررات پایگاه رایانه‌ای و عرضهٔ خدمات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری به کلیهٔ واحدها است.

◊ واحد وبگاه که وظیفه‌اش تبدیل اطلاعات به‌دست‌آمده از واحدهای پژوهش و امور بین‌المللی و متناسب ساختن آنها برای ارائه در وبگاه؛ رقومی‌سازی، ورود اطلاعات به پایگاه و مخزن اطلاعاتی؛ تهیهٔ ابزارهای فرعی برای ارایهٔ هر چه بهتر اطلاعات در وبگاه، طراحی وبگاه متناسب با سیاستها؛ نگهداری و روزآوری پایگاه و وبگاه است.

◊ واحد پشتیبانی که وظیفه‌اش مدیریت و اجرای پشتیبانیهای اداری و مالی و حقوقی و تجهیزاتی لازم برای همه واحدها

سازمان طرح در مرحله نگهداری در پایان مرحله تأسیس معین خواهد شد.

اعضاء:
◊ مدیر طرح: مهندس سید محمد بهشتی شیرازی

◊ اعضای هیئت علمی راهبردی: مهندس سیدمحمد بهشتی شیرازی (مدیر طرح)، دکتر بهمن نامور مطلق (نماینده و دبیر فرهنگستان هنر)، مهندس امیر فرجامی و مهندس حمیدرضا سپهری (نمایندگان وزارت مسکن و شهرسازی)، دکتر فریبرز دولت‌آبادی و دکتر احمد خوشنویس (نمایندگان سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری)، مهندس کامبیز حاجی‌قاسمی و دکتر مهرداد قیومی بیدهندی (کارشناسان ملی طرح)، (استاد فقید مرحوم دکتر سیدباقر آیت‌الله‌زاده شیرازی نیز از اعضای این هیئت بودند.)

◊ مدیر واحد پژوهش: دکتر مهرداد قیومی بیدهندی

◊ اعضای واحد پژوهش: مهندس فرهاد نظری، مهندس نوشاد رکنی، مهندس عبدالله مؤذن‌زادهٔ کلور، مهندس هدیه نوربخش، مهندس رضا جان‌نثاری، مهندس سینا سلطانی (کارشناسان واحد)، رزا ضرابی، (مسئول کتابخانه و کارشناس کتابداری)، فاطمه خطیب‌لو (مترجم و ویراستار)، شهاب قیومی (ویراستار).

◊ مدیر واحد امور بین‌المللی: سید احمد محیط طباطبائی

◊ مدیر واحد رایانه و فناوری اطلاعات: مهندس سید عماد‌الدین خضرایی افضلی (از آغاز تا مرداد ماه ۸۸)، مهندس امیر مسعود سجادی (از شهریورماه ۸۸ تا کنون)

◊ اعضای واحد رایانه و فناوری اطلاعات:مهندس شادی شاکری، مهندس سعید معدلی، مهندس آزاده سنجری، پرهام میثاقیان.

◊ مدیر واحد وبگاه: مهندس هدیه نوربخش

◊ اعضای واحد وبگاه: مهندس امید شمس، مهندس محمد داورفرا، آزاده شاه‌محمدی ، گلاویژ مقدم (کارشناسان واحد).

◊ مدیر واحد پشتیبانی: صادق اسدی رازی.

◊ اعضای واحد پشتیبانی: سعید علی ویردی بیگی، بهنوش بنی‌آدم، الهام برین، محمدرضا لنجاب شراهی.

◊ طراح نشانه و گرافیک: بیژن صیفوری

◊ طراحی نرم‌افزار و پشتیبانی از وبگاه: شرکت فارسی‌وب شریف (از آغاز تا اسفند ۱۳۸۷)، گروه نیمروز (از مهر ۱۳۸۸ تا اسفند ۱۳۹۰)